Как составить документы для общего собрания членов ТСЖ и ЖК

В уведомлении о предстоящем заседании необходимо четко прописать дату, время и формат мероприятия. Если планируются онлайн-собрания, требуется указать ссылки для подключения и технические требования. Минимальный срок рассылки информации – за 10 дней перед событием, согласно статье 45 ЖК РФ.

Список вопросу включается в повестку с обязательным указанием формы голосования – очно, заочно или дистанционно. Для каждого пункта готовится бюллетень с вариантами ответов «за», «против» или «воздержался». При использовании электронных систем убедитесь в их соответствии правилам Минстроя.

Если решается необходимости изменения тарифов или капитального ремонта, приложите финансовые расчеты за последние три года. Кворум считается действительным, если было получено не менее 50% голосов от общего числа участников. Протокол оформляется в течение 15 дней с подписями председателя и секретаря.

Составить документы на этапе подготовки к собранию членов

На стадии организации встречи собственников ключевой момент – корректное оформление бумаг. Администратор обязан проверить список участников, актуальность их контактов и прав на участие. Включите в уведомление точные дату, время и место, а также способ голосования для отсутствующих.

Повесткой дня определяются обсуждаемые вопросы. Каждый пункт формулируется четко, без двусмысленности. Укажите период, в течение которого можно вносить предложения, и сроки их рассмотрения. Если среди тем есть спорные моменты, добавьте пояснения или варианты решений.

Протокол требует особого внимания при составлении. В шапке укажите заголовок, реквизиты организации, количество присутствующих. Фиксация дискуссии должна быть нейтральной: кто выступал, какие аргументы приводил, кто поддержал или воздержался. Для голосования используйте таблицу с вариантами «за», «против», «воздержался».

Приказ о проведении встречи содержит указание ответственных лиц, сроки рассылки уведомлений и сбора предложений. Дополнительно подготовьте бланки для регистрации, бюллетени, шаблоны решений по каждому вопросу. Разные формы документов (электронные, бумажные) должны соответствовать требованиям законодательства.

Проверьте, чтобы все бумаги были подписаны уполномоченными лицами, а их копии хранились не менее установленного срока. Ошибки на этом этапе могут привести к оспариванию принятых решений.

Правильно сформулировать
вопросы повестки дня

Формирование перечня тем для обсуждения требует четкости и однозначности. Каждый пункт должен позволять проголосовать «за», «против» или воздержался, исключая двусмысленные формулировки. Например: «Утвердить смету расходов на 2026 год» вместо «Обсудить возможные траты».

Согласно рекомендациям Минстроя, в бюллетенях необходимо указывать конкретные решения, а не общие темы. Если требуется согласовать несколько вариантов, добавьте отдельные пункты: «Выбрать подрядчика для ремонта крыши: ООО „Стройсервис“ или ИП Петров».

Избегайте объединения несвязанных проблем в один вопрос. Например, «О ремонте подъезда и установке домофона» разбейте на два независимых пункта. Это упростит подсчет голосов и дальнейшее хранение протоколов.

Для подготовки формулировок используйте шаблоны бюллетеней, утвержденные в вашем регионе. Укажите сроки хранения документации (не менее 3 лет) и порядок заполнения: рукописный или электронный вариант. Если решение уже определено уставом, дублировать его в повестке не нужно.

Пример корректного вопроса: «О необходимости увеличения взносов на содержание имущества с 01.01.2025». Здесь четко обозначены суть, сроки и основание для голосования.

Внести в бюллетень для голосования три блока информации

При подготовке бюллетеня следует выделить три ключевых раздела: уведомление о повестке, варианты решений и правила фиксации результатов. Каждый блок должен быть четко структурирован, чтобы исключить двусмысленность.

Первый блок – уведомление. Укажите дату, время и место проведения собрания. Добавьте ссылки на приказа Минстроя, если они регулируют обсуждаемые вопросы. Например: «Согласно п. 5.3.4 Приказа Минстроя № 937/пр, решение по капитальному ремонту требует согласия ⅔ собственников».

Второй блок – варианты голосования. Используйте классической формат «за/против/воздержался» или предложите конкретные формулировки, если решили провести выборы в совет. Для каждого пункта добавьте пояснение: «Голосовать можно только по одному варианту».

Третий блок – правила подсчета. Опишите процедуру: «Результаты будут зафиксированы комиссией в течение 3 дней после собрания». Укажите на необходимость подписи участника рядом с отметкой в бюллетене. Если требуется электронная фиксация, уточните формат: «Скан бюллетеня направляется на email управляющего до 18:00 следующего дня».

Проверьте, чтобы содержание соответствовало уставу: например, если установлена кворум в 50%, укажите это в уведомлении. Избегайте сложных формулировок – текст должен быть понятен без дополнительных разъяснений.

Составить протокол согласно
требованиям приказа № 44пр

Основные правила оформления

Приказ № 44пр устанавливает строгие нормы фиксации результатов проведения ания. Протокол оформляется в течение 5 рабочих дней после завершения заочного или онлайн-собрания. Включает:

• дату, время и форму собрания (очное, заочное, онлайн-собрание);
• список вопросов, вынесенных на ание;
• количество участвующих собственников;
• результаты подсчета голосов с приложением бюллетеней.

Особенности при дистанционном ании

Если мероприятие проводилось в электронном формате, необходимо указать:

1. Платформу, использованную для онлайн-собрания.
2. Способ проверки полномочий участников (например, через ГИС ЖКХ).
3. Сроки размещения материалов на сайте ТСЖ до предстоящего ания.

В условиях коронавируса допустимо проводить заочное ание без личного присутствия. В таком случае к протоколу прикладывают:

• скан-копии заполненных бюллетеней;
• реестр собственников, получивших бюллетени;
• доказательства отправки уведомлений.

Совет директоров обязан обеспечить хранение оригиналов протокола и приложений не менее 3 лет. Документы размещаются таким образом, чтобы исключить потерю данных.

Разбить информацию по каждому вопросу повестки на пять частей

1. Наименование и суть вопроса

Укажите точное название темы, которая будет обсуждаться. Например: «Утверждение сметы на 2025 год» или «Выбор подрядчика для ремонта крыши». Кратко опишите суть – в одном-двух предложениях.

2. Данные для голосования

• Форма: очное голосование, заочное или онлайн-собрания.
• Тип бюллетеня: бумажный, электронный.
• Количество вариантов ответа (например, «за», «против», «воздержался»).

3. Материалы для ознакомления

Приложите файлы, которые помогут разобраться в вопросе: сметы, договоры, отчеты. Укажите сроки хранения этих документов – например, «не менее 5 лет».

4. Процедура проведения

1. Способ обсуждения: выступления, вопросы, дебаты.
2. Время, отведенное на вопрос (15-30 минут).
3. Порядок фиксации решений: протокол, запись.

5. Последующие действия

Опишите, что произойдет после принятия решения. Например: «В течение 3 дней протокол направляется всем участникам» или «Договор подписывается в течение месяца».

Помнить о приложениях к протоколу и подписях ответственных лиц

На этапе подготовки к предстоящем мероприятию важно учитывать, что итоговый документ должен включать не только сам протокол, но и все приложения. В них входят: списки присутствующих, бюллетень для голосования, копии уведомлений, а также материалы, на основе которых принимались решения.

Какие приложения обязательны?

Если мероприятие проводится в заочной форме или как онлайн-собрание, необходимо приложить подтверждения рассылки уведомлений, скриншоты голосований, электронные подписи. Для разных форматов собраний требования могут отличаться, но базовый набор включает:

• Реестр участников с отметками о присутствии.
• Заполненные бюллетени (если голосование тайное).
• Письменные возражения или отметки «воздержался«.
• Копии документов, на которые ссылаются в протоколе.

Оформление подписей

В конце протокола должны стоять подписи председателя, секретаря и, если определено уставом, членов комиссии. Отсутствие хотя бы одной подписи делает документ недействительным. При формировании архива для последующих проверок рекомендуется указывать наименование должности рядом с каждой подписью.

Проверьте, соблюдены ли правила оформления: подписи должны быть оригинальными (не факсимиле), а в случае электронного формата – заверены квалифицированной подписью.

Онлайн-собрание собственников

Собственники жилья всё чаще выбирают дистанционный формат взаимодействия. Это позволяет решать вопросы без физического присутствия, экономя время и снижая организационные сложности. Согласно законодательству, такой вариант допустим при соблюдении правил уведомления и фиксации решений.

Ключевые отличия от классической формы

Основное различие – способ участия. Вместо личного присутствия владельцы могут голосовать через интернет. Для этого требуется двухступенчатая система: сначала рассылка материалов, затем сбор мнений. Данные о результатах фиксируются автоматически, что исключает ошибки подсчёта.

Критерий	Традиционный формат	Онлайн-вариант
Сроки оповещения	Не менее 10 дней	То же, но допустимо электронное уведомление
Подтверждение кворума	Личная явка или доверенность	Авторизация через Госуслуги или email
Фиксация решений	Протокол с подписями	Цифровая подпись или запись в системе

Порядок организации

1. Подготовки: за 10 дней разошлите материалы по вопросам повестки. Используйте email или специализированные платформы.
2. Размещения: обеспечьте доступ к голосованию минимум на 3 дня.
3. Подведения итогов: результаты публикуются в течение 5 дней после завершения.

Если решили провести заочного типа, укажите в уведомлении сроки и форме подачи мнений. Для спорных моментов предусмотрите такой вариант, как видеоконференция.

Важно: технические требования должны быть определено заранее. Например, для электронного голосования потребуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах. При необходимости привлеките IT-специалиста для настройки системы.

Требуется ли провести собрание с решением вопросов по переходу к онлайн-собранию

Переход на онлайн-собрание требует утверждения в установленной форме. Согласно законодательству, собственник жилья должен согласовать этот формат, если ранее он не был закреплен в уставе. Для этого необходимо провести очное или заочное обсуждение с фиксацией решения в документах.

Основные вопросы, которые нужно решить:

• Определение платформы для голосовать (Zoom, Skype, Telegram и др.).
• Порядок подтверждения кворума.
• Способ проверки личности участников.
• Правила фиксации результатов.

Документ	Содержанию
Протокол	Должна быть указана причина перехода (например, пандемия коронавируса).
Устав	Внести изменения, если онлайн-собрание не предусмотрено.

Если кворум не достигнут, решение о переходе не будет иметь силы. В своей практике используйте следующие шаги:

1. Разошлите уведомление с заголовком «Изменение формата собраний».
2. Приложите проект изменений в устав.
3. Организуйте голосование с фиксацией каждого этапа.

Без корректного составления документации онлайн-собрание может быть оспорено в суде.

Кто может быть инициатором онлайн-собрания

Право на организацию обсуждения в дистанционной форме принадлежит нескольким категориям лиц. Основной собственник жилья вправе выступить с предложением, если его доля в недвижимости превышает 10%. Также инициатива может исходить от правления, если такая возможность установлена уставом.

Условия для инициативы

Для запуска процедуры требуется письменное уведомление, направленное через официальные каналы связи. В тексте указывают вопросы для обсуждения, моменты по содержанию и точные сроки проведения. Если голосовали ранее по схожим темам, новые предложения должны учитывать результаты последующих решений.

Ограничения и нюансы

Только лица, внесенные в реестр собственников, могут предлагать темы для голосования. Если обсуждение проводится впервые, необходимо согласовать технические детали: выбор платформы, фиксацию времени начала и завершения. Таким образом, инициатор обязан обеспечить прозрачность процесса и равный доступ всех участников.

Формирование и размещения уведомления о проведении онлайн-собрания

Собственник обязан уведомить остальных участников о предстоящем онлайн-собрании не позднее чем за 10 дней до даты его проведения. Уведомление должно содержать точные данные о времени, форме голосования и способе подключения.

• Сроки: Минимальный период – 10 дней до мероприятия. Если решается вопрос о капитальном ремонте или изменении устава, срок увеличивается до 30 дней.
• Способы размещения:
  • на информационных досках в подъездах;
  • в личных кабинетах на портале ГИС ЖКХ;
  • рассылка по электронной почте (при наличии согласия собственников).

В уведомлении следует указать:

1. Дату и точное время начала онлайн-собрания.
2. Ссылку на платформу для подключения (Zoom, Skype, специализированные сервисы).
3. Порядок регистрации участников.
4. Повестку с перечнем вопросов.
5. Форму бюллетеней для голосования (если требуется).

Бюллетень должен быть приложен к уведомлению. Такой подход исключает споры о достоверности данных. На этапе формирования уведомления проверьте:

• полноту списка собственников;
• корректность контактов для рассылки;
• соответствие повестки требованиям законодательства.

Если онлайн-собрание проводится через специализированный сервис, убедитесь, что каждый участник получил инструкцию по работе с системой. Включите в уведомление контакты для технической поддержки.

Размещение правил доступа к ГИС ЖКХ, а также порядка отказа от онлайн-собрания

Порядок предоставления доступа к ГИС ЖКХ: Администратор системы обязан заранее разослать собственникам уведомление с инструкцией по авторизации. Такой алгоритм включает ссылку на портал Минстроя, логин и временный пароль. Если участники решили провести заочной формат голосования, данные для входа должны быть направлены не позднее чем за 5 дней до даты проведения.

Отказ от участия в онлайн-формате: В случае невозможности или нежелания использовать электронную платформу, владелец помещения вправе подать письменное заявление. Оно прикрепляется к протоколе, а бумажный бюллетень заполняется в установленные сроки. Уведомление об отказе направляется администратору до начала голосования.

Фиксация в документах: В бюллетенях и последующих отчётах указывается способ участия (электронный или традиционный). Если в период коронавируса действуют особые требования, их необходимо отразить отдельным пунктом. Иные форматы, например, смешанное голосование, допускаются только при одобрении большинством.

Контроль за процессом: Администратор должен проверить соответствие данных в ГИС ЖКХ с реальным списком собственников. Общее правило: неучтённые бюллетени признаются недействительными. Таким образом, минимизируются риски ошибок при использовании системы.